Cómo organizar tu día por bloques con una agenda diaria en iPad

Una lista de pendientes te dice qué tienes que hacer, pero no cuándo. Por eso un día con una lista razonable puede terminar sin nada hecho: los huecos entre clases se te escaparon y por la noche estabas demasiado cansado para la tarea difícil.

Organizar el día por bloques de tiempo lo soluciona. Le das a cada tarea un hueco concreto del día, igual que tus clases ya tienen el suyo. Esta guía explica cómo planificar así un día de clases y cómo hacerlo después en una página de Agenda diaria en Scribba.

Qué es planificar por bloques

Planificar por bloques (en inglés, time-blocking) es organizar el día como un horario en lugar de como una lista. En vez de tener "leer el capítulo 6" flotando en una lista, escribes "de 2 a 3, leer el capítulo 6" junto a la hora en que lo vas a hacer.

Funciona bien para estudiantes por varias razones:

• Tu día ya tiene bloques fijos. Las clases, los laboratorios, el trabajo y los entrenamientos no se mueven. Solo tienes que llenar el espacio que queda alrededor.
• Te muestra cuánto tiempo tienes de verdad. Cuando pones en la página las clases, las comidas y los trayectos, muchas veces descubres que tu "tarde libre" son dos horas.
• Le da una hora de inicio a las tareas difíciles. "En algún momento de hoy" se convierte en "después de comer", y empezar es lo más difícil.

Cómo organizar por bloques un día de clases

Planifica el día siguiente la noche anterior, así te despiertas sabiendo cómo será tu día. Lleva unos diez minutos.

1. Empieza por lo fijo. Clases, laboratorios, trabajo, reuniones, entrenamientos y trayectos. Incluye el tiempo para ir de un edificio a otro si tardas más de unos minutos.
2. Agrega las comidas y el sueño. No son opcionales, y dejarlos fuera es lo que hace que los planes se vengan abajo a media tarde.
3. Elige tus prioridades. Escoge de una a tres tareas que harían del día un éxito aunque fueran lo único que hicieras. Normalmente es lo que vence antes o lo que exige más concentración.
4. Dale un bloque a cada prioridad. Pon la más difícil en el momento en que piensas con más claridad. Para mucha gente es por la mañana; para otros, por la noche. Sigue tu propio ritmo, no el de otra persona.
5. Llena los huecos entre clases. Un hueco de 50 minutos es perfecto para tareas pequeñas: repasar la clase que acabas de tener, contestar correos o hacer una lectura corta.
6. Deja tiempo de margen. No programes cada minuto. Las cosas se alargan, tu profesor te retiene después de clase y vas a necesitar un descanso.

Consejo: calcula cuánto te llevará una tarea y súmale la mitad. Casi todo el mundo subestima las tareas de estudio, y un plan que se retrasa todo el día desanima.

Bloques de tareas, no de materias

"Química, de 7 a 9" es demasiado vago. Puedes pasarte la primera media hora decidiendo qué hacer. "Química: problemas 1 a 8 de la hoja de ejercicios" te dice exactamente por dónde empezar. Cuanto más concreto sea el bloque, menos tiempo pierdes en arrancar.

Cuando el plan se rompe

Va a pasar. Una clase se alarga, un amigo necesita ayuda, una tarea lleva el doble de lo que pensabas. Es normal. Cuando ocurra, no tires el día por la borda. Mira lo que queda del horario, mueve o quita el bloque menos importante y sigue. El plan es una herramienta para tomar decisiones, no un examen que apruebas o no.

Cerrar el día

Antes de dormir, dedica dos minutos a revisar la página de hoy. ¿Qué hiciste? ¿Qué se movió? Lo que quedó sin terminar pasa al plan de mañana o vuelve a tu lista principal de tareas. Después escribe la página de mañana. Si haces las dos cosas a la vez, cada día empieza ya planificado.

Si llevas una lista general de tareas, aquí es donde entra en juego: tus prioridades y tus bloques salen de esa lista.

Organizar por bloques con la Agenda diaria de Scribba

Scribba es una app de cuadernos para iPad hecha para clase, y su selector de papel tiene una plantilla Agenda diaria que encaja con este método. La página tiene:

• una línea de FECHA arriba,
• una columna de HORARIO por horas para tus bloques,
• una sección numerada de PRIORIDADES,
• casillas de PENDIENTES para las tareas pequeñas,
• y un espacio de NOTAS.

Los rótulos vienen impresos en la página y todo lo demás lo llenas tú. Encaja muy bien con los pasos anteriores: los bloques van en el horario, tus tareas grandes (de una a tres) van en prioridades y lo pequeño va en pendientes. Usa el espacio de notas para el repaso del final del día o para lo que surja durante la jornada. Si quieres ver qué otros papeles hay, mira las plantillas de papel para iPad.

Ideas prácticas para llenarla

• Un color por materia. Scribba te deja tener a mano de tres a seis colores favoritos. Dale un color a cada materia y el horario te mostrará de un vistazo cómo se reparte tu día.
• Dibuja un bloque que ocupe varias horas. Deja el Apple Pencil quieto al final de un trazo y se convierte en un rectángulo limpio, una forma ordenada de marcar un laboratorio largo o un bloque de estudio. El marcador también endereza los trazos, así que puedes sombrear una franja horaria con precisión. Más trucos en los consejos de Apple Pencil para apuntes.
• Escribe pequeño en los espacios estrechos. La Ventana de zoom te deja escribir grande en una franja ampliada, y la escritura queda pequeña y ordenada en la página. Ayuda cuando una fila del horario es estrecha.
• Marca lo que se movió. Tacha el bloque que no hiciste y escríbelo en su nueva hora, en lugar de borrarlo. Al final de la semana, esos bloques tachados te muestran qué tareas sueles subestimar.

Ten el plan abierto mientras trabajas

Deja el cuaderno de tu agenda abierto como pestaña junto a los cuadernos de tus materias. Scribba mantiene hasta seis cuadernos abiertos como pestañas, así que el plan del día está a un toque entre clase y clase.

Cuando empiece un bloque de estudio, el temporizador de concentración de Scribba puede convertirlo en una sesión Pomodoro, y te acompaña entre cuadernos si el bloque abarca más de una materia. Mira cómo usar la técnica Pomodoro para estudiar.

Páginas con o sin fecha

Una página de Agenda diaria normal tiene la línea de FECHA en blanco, así que puedes agregar una página nueva cuando la necesites: desliza más allá de la última página para agregarla y cambia su papel desde la barra lateral de páginas. Si prefieres tener las fechas ya puestas para todo el semestre, Scribba también puede generar una agenda con fecha, de un mes a un curso escolar completo: cada mes trae un calendario mensual seguido de una página semanal por cada semana (no incluye páginas diarias).

Preguntas frecuentes

¿Debería planificar por bloques todos los días?

No necesariamente. Muchos estudiantes lo hacen en los días más cargados, como las semanas de exámenes o los días en que trabajan, y usan una simple lista de pendientes los días más tranquilos.

¿Qué diferencia hay entre las prioridades y la lista de pendientes?

Las prioridades son las tareas más importantes del día, de una a tres, y cada una debería tener un bloque en el horario. La lista de pendientes recoge las tareas pequeñas que metes en los huecos.

¿La Agenda diaria se sincroniza con mi calendario?

No. Las páginas de agenda de Scribba se escriben a mano, y Scribba no se sincroniza con apps de calendario. Si una fecha de entrega necesita un aviso, agrégala también a tu app de calendario.